1. Bij aanvraag voor opmaak van een EPC NR wordt - zo goed als mogelijk - door de energiedeskundige een voorlopige inschatting gedaan van de kostprijs. In het ideale geval levert de eigenaar of de gebouwbeheerder reeds alle vereiste documenten aan bij de aanvraag, nl. : het adres en de plannen van de gebouweenheid, de elektrische schema's, zo mogelijk een overzicht van de opwekkers en installaties, eventueel bestaande EPC of EPB attesten, ... Hierdoor kan een betere inschatting worden gemaakt van deze kostprijs (=voorlopige offerte). Handig is de 'Aanstiplijst' die een algemeen overzicht geeft van de mogelijk te gebruiken documenten.   

2. Tijdens de voorbereidingsfase zal de energiedeskundige, uiteraard ná akkoord van de opdrachtgever met de voorlopige offerte, het plaatsbezoek maximaal voorbereiden (hij vult reeds de energieprestatiesoftware van het VEKA zover mogelijk in, de energiestromen worden in kaart gebracht, etc...). 
3. Vervolgens wordt het plaatsbezoek ingepland, in overleg met de opdrachtgever. Tijdens dit plaatsbezoek bepaalt de energiedeskundige het beschermd volume van de gebouweenheid en vervolgens focust hij zich op volgende drie pijlers :
   
   • alle aspecten van de gebouwschil (gevels, daken, ramen, ...)
   • de opwekkers en installaties (incl. aanwezigheid van de hernieuwbare bronnen)
   • de energiestromen (incl. de meters en de metingen) BELANGRIJK hierbij is dat de energiedeskundige tijdens het plaatsbezoek toegang heeft tot alle ruimtes incl. eventuele stooklokalen e.d. ! Tevens is het aangewezen dat de eigenaar of minstens de gebouwbeheerder aanwezig is tijdens het plaatsbezoek. Die moet nl. in de toekomst regelmatig, en minstens jaarlijks en dit telkens in dezelfde maand en die maand waarin het EPC NR werd opgemaakt, de meterstanden opmeten (todo’s voor de eigenaar en/of beheerder van een niet-residentieel gebouw). 

4. Na het plaatsbezoek vervolledigt de energiedeskundige de gegevens in de energieprestatiesoftware van het VEKA en maakt hij een proefcertificaat over aan de opdrachtgever voor nazicht. Een definitief akkoord van de eigenaar wordt gegeven door ondertekening van de orderbevestiging die samen met het proefcertificaat wordt meegeleverd en waarin de overeengekomen kostprijs met bijhorende betalingstermijn is omschreven.  

5. Het definitief EPC NR (zie voorbeeld) wordt nu, vergezeld van de factuur, digitaal overgemaakt aan de opdrachtgever. Deze wordt vervolgens door de energiedeskundige geïnformeerd over het resultaat en welke mogelijkheden er zijn om dit in de toekomst te verbeteren mits implementatie van verbetermaatregelen teneinde naar een beter energielabel toe te werken. Belangrijk hierbij zal zijn dat er een jaarlijkse meteropname moet gebeuren voor de bepaling van het hernieuwbaar aandeel.

Taken en verantwoordelijkheden bij het opmaken van een EPC NR